Material und Lieferanten im Blick
Der Kostendruck im Gesundheitswesen macht es erforderlich, alle Kostenbereiche permanent im Blick zu haben und zu optimieren. Neben den Personalkosten, die rund 70 – 80 % der Gesamtaufwendungen ausmachen, sind die Materialkosten ein wesentlicher Ausgabenblock, der nach Einsparungspotenzialen durchsucht werden kann. Das Thema ist insofern drängend, da ständig neue und oftmals teure Produkte auf den Markt kommen, die eine regelmäßige Überarbeitung der verwendeten Artikel notwendig machen. So ist bei den Themen Materialeinkauf, Lieferanten und Lagerhaltung ein konsequentes Monitoring sinnvoll.

Die Reduktion der Materialkosten ohne negativen Einfluss auf die medizinische Behandlungsqualität ist in jedem Krankenhaus ein Thema. Ein effizientes Materialcontrolling zeigt Optionen auf, wie durch Mengen- oder Preisanpassungen Einsparungen realisiert werden können. Maßnahmen und Handlungsmöglichkeiten zur Kostenreduktion können auf Basis von guten Analysen im Dialog zwischen Management und Medizinern entwickelt werden. Wenn den Entscheidern die Kosten der jeweiligen Optionen transparent gemacht werden, kann ein ökonomischer Nutzen bei gleichem Behandlungsergebnis erzielt werden.

Bei der Umsetzung von Maßnahmen sind drei Punkte in den Fokus zu stellen. Die Betrachtung der Kosten ist sicher der erste Ansatzpunkt, dabei gibt es vor allem bei der Produktauswahl und den Lieferanten Handlungsmöglichkeiten. Neben der Frage, welche Produkte zum Einsatz kommen, muss aber immer auch die Frage nach der möglichst geringen Kapitalbindung einerseits und der Sicherstellung einer zeitnahen Verfügbarkeit der Produkte andererseits im Auge behalten werden.

Materialmanagement über ein Data Warehouse
Am Beginn einer Optimierung der Materialwirtschaft steht ein aussagekräftiges Berichtswesen. Materialwirtschaftssysteme verfügen in der Regel über eine Vielzahl von Einzelberichten, in denen die Beantwortung der zentralen Fragen in Tabellen gesucht werden muss. Eine Kombination von Daten sowie eine automatische Aktualisierung ist meist nicht möglich. Zielführend ist es, alle betreffenden Daten zentral zu vereinen, um die Informationen der „supply chain“ permanent und konsolidiert auswerten zu können.

Das TIP HCe Data Warehouse bietet mit dem Materialcube diese Möglichkeit. Es können damit alle Vorgänge und Informationen rund um Einkauf und Warenversorgung an den einzelnen Verbrauchsorten abgebildet werden. Bei entsprechender patientenbezogener Datenerfassung im Vorsystem kann sogar gezeigt werden, welches Material für jeden einzelnen Patienten verwendet wurde. Das heißt, Auswertungen vom Wareneingang bis zum Warenausgang sind vollständig möglich.

Aufgrund der verschiedenen Verknüpfungen von Daten sind umfassende und detaillierte Analysen machbar. So wird bspw. aus einer ABC-Analyse der Lieferanten eine beliebig skalierbare TOP-10-Lieferanten-Liste, aus der wiederum eine TOP-10-Liste der Artikel eines einzelnen Lieferanten wird. Diese wird ganz problemlos ergänzt mit den Umsätzen des Lieferanten und der von ihm gelieferten Produkte. Neben den Umsätzen können auch die Artikelpreise und Konditionen sowie deren zeitliche Entwicklung mit ausgewertet werden, sodass man für die nächste Verhandlung mit dem Lieferanten bestens gerüstet ist. Entsprechende Filter ermöglichen die Auswertung nach Warengruppen oder anderen Merkmalen.

Die Auswertungen dienen als permanenter Monitor dafür, mit welchem Lieferanten Verhandlungen anzustoßen sind, und lassen sich auch als Vorbereitung auf die Verhandlung selbst gut verwenden. Mit der Kombination aus Lieferant, Artikel, Umsatz und Konditionen können schnell die richtigen Verhandlungspartner ausgewählt und die Schwerpunkte bei den Geschäftspartnern gesetzt werden, die zu Verbesserung der Einkaufskonditionen führen und im Ergebnis des Unternehmens zu spüren sind.

Lagerhaltung und Cash Management
Auch wenn das Thema Cash in vielen Kliniken noch ein Schattendasein führt und die Liquidität und das Cash Management wenig beachtet werden, sollten Kliniken immer mehr auch darauf achten. Neben dem Problem der Zahlungsunfähigkeit und den sich daraus ergebenden Rechtsfolgen werden auch die Zinsen nicht auf Dauer auf dem aktuellen Niveau bleiben, so dass das Leihen von Geld auch für kommunale Klinken teuer wird. Zudem muss die Frage gestellt werden, ob es nicht zielführender ist, sein Geld statt in überbordende Materialbestände besser in Investitionsgüter zu stecken, die wesentlich besser in der Lage sind, zur Wertschöpfung des Unternehmens beizutragen.

Zentrale Fragen bei der Lagerhaltung lauten, wie hoch die Bestände sind, wo sie im Einzelnen liegen und wie lange es dauert, bis ein Artikel das Lager wieder verlässt. Interessant ist auch, welches Kapital in den einzelnen Lagern gebunden ist. Diese Fragen müssen geklärt werden, um gezielt die Bestellkette und die Bestände optimieren zu können und gleichzeitig Versorgungsengpässe auszuschließen.

Auch hier gilt es, eine Vielzahl von Informationen zusammenzutragen, zu kombinieren und auszuwerten. Der Materialcube in TIP HCe kann mit allen Daten zum Lagermanagement angereichert werden, um es im Detail zu analysieren. So finden sich alle relevanten Daten an einer zentralen Stelle. Durch eine genaue Analyse der Bestände, der Durchlaufzeiten, der Bestellprozesse und des gebundenen Kapitals kann der Einkauf einen wichtigen Beitrag zum Cash Management beisteuern und gleichzeitig die Lagerhaltung und -versorgung verbessern.

Artikel vom 6. April 2019