Die Erstellung von Planungs- und Forecast-Prognosen nimmt einen großen Teil der Controllingtätigkeiten ein. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität ergibt sich eine große Spannbreite von Anforderungen an eine integrierte Unternehmensplanung. Was aber allen gemein ist nach den Erkenntnissen der letzten beiden Jahre, ist, dass eine reine Fortschreibung der Vergangenheit sicher nicht mehr sinnvoll ist. Karsten Schubert erklärt, wie wichtig eine klare Konzeption für die Einführung einer umfassenden Planungslösung ist und wie man diese entwickeln kann.

Durch die zunehmend komplexer und vor allem dynamischer werdenden Anforderungen rückt die kurzfristige Bewertung der zukünftigen Entwicklung immer mehr in den Fokus. Das bedeutet ständige Auseinandersetzung mit dem „was wird“ und somit permanente Anpassungen an die sich laufend ändernden Rahmenbedingungen. Es reicht daher nicht mehr, einmal pro Jahr eine Planung zu machen, sondern es wird immer notwendiger, gewisse Simulationen und Entwicklungs-Szenarien zur kurzfristigen Steuerung vorzuhalten. Die Reaktionsgeschwindigkeit wird ein nicht unerheblicher Teil der Erfolgsstory und erfordert die Implementierung von softwaregestützten Planungs- und Prognose-Tools.

Auch wenn MS Excel eines der besten Controlling-Instrumente ist und nahezu in jeder Klink zum Einsatz kommt, eine integrierte Unternehmensplanung kann nur bedingt transparent und flexibel aufgebaut werden.

Am Anfang steht die Idee

Was wäre, wenn alle relevanten Plandaten an einem zentralen Ort vorlägen? Transparent und nachvollziehbar ist jegliche Werte-Entwicklung. Die Aktivitäten sind aufgeteilt je nach Planungsthema und je nach Verantwortlichkeit. Alle Beteiligten arbeiten mit einer einheitlichen Oberfläche, ortsunabhängig und doch sicher. Jegliche Anpassung aus den Planungsgesprächen kann direkt erfasst werden und die Auswirkung wird sofort sichtbar. Der interne Planungsprozess wird beschleunigt und die manuellen Aktivitäten im Planungsprozess reduziert. Durch den Aufbau der zentralen Datenhaltung sind beliebig viele Planungs- und Forecastszenarien möglich. Sind diese Ideen mit einer Software umzusetzen?

Eine Idee ist noch kein Konzept

Ein Konzept ist ein Plan für ein Vorhaben. Es beschreibt die aktuelle Ausgangssituation und zeigt Probleme auf. In einem Konzept werden die konkreten Ziele und Inhalte des Vorhabens festgelegt. Auch wird der Weg dahin, also die Art und Weise aufgezeigt, wie das „Projekt“ angegangen werden soll. Im Konzept werden somit die zentralen Fragen des Projektes geklärt.

Bei der Erstellung eines Konzepts ist darauf zu achten, dass Ziel- und Empfängerorientierung gegeben ist. Außerdem ist es wichtig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Erwartungen sollten realistisch und nicht überzogen sein. Zentraler Bestandteil ist das Festlegen von konkreten Aktivitäten und Handlungsempfehlungen, also wer macht wann und wie was.

Bei der Einführung einer Planungslösung von TIP HCe wird ein Prozess durchlaufen, der sich am standardisierten Vorgehensmodell des BI-Consulting orientiert (s. Abb. 3). Wichtig hierbei ist von Anbeginn ein gemeinsames Verständnis für Ihre aktuelle Situation und Ihre Probleme zu erhalten.

Basierend auf der Ist-Analyse und einer konkreten Zieldefinition erfolgt die Erarbeitung der Soll-Konzeption, die die Grundlage der konkreten Realisierung und Parametrierung bildet.

In gemeinsamen Workshops werden neben der Analyse der Ausgangsituation auch Fragen zur künftigen Anforderung der Applikation gestellt und gemeinsam beantwortet. Ein standardisierter Fragenkatalog bietet dabei eine wesentliche Hilfestellung.

Dabei werden unter anderem die folgenden Fragen beantwortet:

• Welche Dimensionen sind zu planen? Konto/ KST/ Projekt/ Auftrag …
• Welche Szenarien werden benötigt? Wirtschaftsplan intern, extern, Forecast Q1-Q4
• Wie erfolgt die Ermittlung der Planbasis? Vorjahr/ Letzter Plan
• In welcher Häufigkeit und Granularität? mtl. / Quartal je Konto & Kostenstelle
• Welche Bereiche/ Abteilungen/ Personen sind an der Finanz-Planung beteiligt und ist was deren Aufgabe? GF, Finanzcontrolling, Med.CO, Personal
• Wie ist der Planungsprozess und welche Termine, Restriktionen gibt es? Abgabe AR Okt., Start Ende August 1.Runde -> Freigabe-Workflow

Es empfiehlt sich, gerade in größeren Organisationen, mit einem Prototyp und Piloten zu arbeiten und nach erfolgreicher Validierung und Testung die Lösung auch auf alle anderen Geschäftsbereiche bzw. Gesellschaften auszurollen.

Nach erfolgreichem Go-Live werden Neuerungen und Weiterentwicklungen mit in den Produkt-Lebenszyklus eingebunden. Dadurch erhält man eine gut eingeführte Planungslösung, welche erhebliche Möglichkeiten der Ressourcenschonung und die Vermeidung von Mehrfacharbeit bietet.

Artikel vom 9. November 2022